Guia 9

AJUSTE DE CUENTAS


Dentro de los ajustes se encuentran varias clases de estos unos de ellos son los ajustes ordinarios que se refieren a los asientos que la empresa debe realizar con frecuencia en una empresten cada periodo contable este tipo de ajustes de cuentas afecta entre otras las siguientes cuentas:


i Caja
i Bancos
i Provisiones y deudas de difícil cobro
i Inventario de mercancías
i Depreciación acumulada
i Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
i Ingresos recibidos por anticipado
i Ingresos por cobrar
i Costos y gastos por pagar
i Provisiones para obligaciones laborales

AJUSTES

Al finalizar el periodo contable de una empresa las empresas deben presentar los saldos reales de cada una de las cuentas utilizadas en esta empresa por lo que estos valores sirvan para reparar los estados financieros cunado los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. El ajuste es el asiento contable necesario para llevar los saldos de las cuentas a su valor real.

CLASES DE AJUSTES

Ajuste de Caja

Al verificar la existencia de valores en caja esto es al realizar un arqueo debe compararse su valor con el saldo en libros al efectuar esta comparación pueden presentarse los siguientes casos:

i El valor total del saldo en caja puede ser menor al saldo en libros
i Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrado en libros
i Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de mas
i El valor total del arqueo de caja puede ser mayor al del saldo en libros
i Ingresos recibidos por el cajero y no registrados
i Valores recibidos de mas por el cajero
i El valor total del arqueo de caja puede coincidir con el saldo en libros

Ajuste de Bancos

El ajuste de bancos se lleva por medio de la conciliación bancaria por eso para ajustar el libro de bancos es obligatorio realizar dicha conciliación esta consiste en comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
El extracto bancario es el documento que elaboran mensual y trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones depósitos giro de cheques retiros notas debito o crédito y los saldos.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada las diferencias más comunes en los saldos de libro y extracto generalmente son:

i Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad
i Por valores que aparecen en el extracto y que aun no se han registrado en la empresa
i Por errores en libros al registrar el valor de la consignación
i Por error en libros al registrar el valor de un cheque

Ajuste por provisión de cartera

El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedan recauda por fallecimiento de clientes insolvencia cambios de domicilio incendios u otros casos fortuitos por tanto es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el balance general en la sección de activos presentar el valor bruto de clientes.
La provisión de cartera es la reserva que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difícil cobro o recuperación su valor constituye un valor que aumenta un gasto y disminuye un activo.

Los métodos para calcular la provisión son los siguientes:

i Provisión individual de cartera: Consiste en realizarla por un 33% de cartera vencida de mas de un año
i Provisión general de cartera: consiste en provisionar según una escala aceptada por la DIAN la cual es de:

Ø 0 a 3 meses = 0%
Ø 3 a 6 meses = 5%
Ø 6 a 12 meses = 10%
Ø Mas de un año = 15%

Ajuste por inventario de mercancías:

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros pueden presentarse los siguientes casos:

i Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías: En este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta de costo de ventas esto ocurre generalmente por un mal registro en libros

i Inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías: En este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia acreditando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y debitando la cuenta según su la razón que haya ocasionado el faltante

i Perdida de mercancías por irresponsabilidad del almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado

Ajustes por depreciación

La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante su vida útil puede estimarse que el activo fijo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.
Vida útil es el lapso de tiempo en el cual se espera que la propiedad planta y equipo contribuirá a la generación de ingresos para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica la obsolescencia por avances tecnológicos el deterioro por el uso y el tiempo.

Hay diferentes métodos para calcular la depreciación los más importantes y de uso mas frecuente por las empresas son:

i Método de línea recta

i Depreciación de activos con vida útil diferente

i Suma de los dígitos de los años de vida del activo

Ajuste por amortización de activos diferidos

Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa a comprado para consumirlos en un periodo futuro y los servicios pagados en forma anticipada contabilizados en la cuenta Gastos Pagados por Anticipado.
En este grupo se incluyen cargos diferidos que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización instalación montaje y puesta en marcha además de los gastos de investigación y estudio de proyectos.
Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen convirtiéndose en un gasto al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta de diferidos deben contabilizarse hasta que el beneficio económico este consumido parcial o totalmente.

Ajuste por amortización de pasivos diferidos

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado así como una empresa puede pagar por anticipado también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios arrendamientos comisiones entre otros.
Este grupo de cuentas constituye un pasivo porque en el momento de recibir el pago el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda de allí que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta Ingresos Recibidos por Anticipado.
Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso.
Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso

PROCESO DE ELABORACION HOJA DE TRABAJO


1. En la columna cuentas y codificación
Se registran ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales tomando como referencia el orden establecido en el catalogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

2. Balance de comprobación o balance de prueba
A esta sección se trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable los valores se registran a renglón seguido al Debe o al Haber de acuerdo con el saldo que tenga cada cuenta en condiciones normales en el debe se registran las cuentas de activo gastos y costo y en el haber se registran los saldos de las cuentas que representan disminución del Activo las cuentas de Pasivo Patrimonio e Ingresos.
Los totales de las columnas debitos y créditos deben dar sumas iguales.

3. Ajustes
A esta sección se trasladan los debitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes si se requieren nuevas cuentas se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor

4. Balance ajustado
Para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances.


5. Ganancias y Pérdidas
A la sección de ganancias y perdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales esto es al Debe las cuentas con saldo debito o sea las cuentas de Costos y Gastos al Haber las cuentas con saldos crédito o sea las cuentas de ingresos o rentas.

8. Balance General
A esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado así en el debe se registran las cuentas de Activo teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial además la perdida del ejercicio cuando se presente en la columna Haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo Pasivo y Patrimonio incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección Ganancias y Perdidas.
Al igual que las secciones anteriores esta debe dar sumas iguales.


CIERRE DE LAS CUENTAS TEMPORALES

Cuenta real de activo circulante. Representa inversiones que el comerciante ha hecho en bienes o derechos de fácil convertibilidad en dinero, por ejemplo: cédulas hipotecarias, certificados de ahorros, etc.
Es también conocido como activo especulativo, están representados por acciones, bonos, títulos diversos, que la empresa adquiere con la finalidad de venderlos y convertirlos en dinero en un lapso corto de tiempo y los cuales deben tener como característica que sean de Cuenta real de valuación de activo (activo circulante). Como se menciono anteriormente las inversiones temporales están representadas por bonos, títulos, etc., que se adquieren para venderlo fácil y rápidamente con la finalidad de obtener beneficios, la empresa también estima una provisión para la fluctuación de estas inversiones debido a que las mismas pueden variar en términos de montos, cantidades en el mercado, es decir sufre determinadas variaciones conforme al comportamiento del mercado.

HOJA DE TRABAJO


La hoja de trabajo llamada por algunos conocedores del ámbito contable “papel de trabajo” es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información con el fin de preparar los asientos de ajuste el estado de resultados los asientos de cierre y el balance general.

La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio sino un paso adicional dentro del ciclo contable.

El formato de la hoja de trabajo consta de las siguientes partes:

1. Encabezamiento:
Esta constituido por la razón social el nombre del documento y la fecha del periodo por la cual se elabora.

2. Secciones:

i Numero de orden de las cuentas

i Nombre de las cuentas con su código

i Balance de comprobación con debitos, créditos

i Ajuste con debitos y créditos

i Balance ajustado con debitos y créditos

i Estado de resultados con debitos y créditos

i Balance general con debitos y créditos